(目的)

第1条　この規程は、事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書による事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(総務課長)

第4条　総務課長は、本庁における文書に関する事務を総括する。

(本庁の課長等)

第5条　本庁の課等の長は、当該課等における文書事務が適正かつ円滑に行われるように留意しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者)

第6条　本庁の課等に文書取扱責任者及び文書整理担当者を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　次の各号に掲げる文書には、当該各号の文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

(文書等の受領及び配布)

第9条　本庁に到着した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務課において受領し、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定める手続を執らなければならない。

(郵便料金未納等文書の取扱い)

第10条　郵便料金未納又は不足の文書が送達されたときは、公務に関すると認められるものに限り、必要な料金を支払い、受領することができる。

(休庁日等における文書の取扱い)

第11条　休庁日等に到着した文書等は、坂祝町職員の服務規程(昭和56年訓令第4号)第20条に定めるところにより当直者において受領し、そのうち第9条第1号から第3号までに掲げる文書等は、坂祝町職員の服務規程第21条第1号に定める帳簿に登載し、その他の文書は、受領した日付ごとに区分して保管し、休庁日等が終了した場合には、速やかに総務課長に引き継がなければならない。

(文書の配布)

第12条　文書取扱責任者は、午前9時及び午後2時に総務課において文書の配布を受けなければならない。

(配布を受けた文書の取扱い)

第13条　文書取扱責任者は、総務課長から文書の配布を受けたときは、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(文書の起案)

第14条　文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。

(文書の左横書き)

第15条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。

(文書の発信者名)

第16条　文書の発信者名は、町長名を用いなければならない。ただし、往復文書、部内文書又はその他の文書で軽易なものについては、副町長名、課長等名又は町名を用いることができる。

(決裁区分等の表示)

第17条　起案文書には、次の区分により決裁区分を表示しなければならない。その表示は、起案用紙の決裁区分欄の該当文字を○で囲むことによってするものとする。

(供覧文書等)

第18条　主務係長は、交付を受けた文書のうち供覧することをもって足りると認められるものについては、当該文書の余白に「供覧」の文字を記載し、関係者の閲覧に供しなければならない。

(回議)

第19条　文書は、次の各号に定める順序により回議しなければならない。

(重要文書等の回議)

第20条　回議をする文書でその内容が重要なもの、秘密に属するもの、特に説明を要するもの又は緊急の処理を要するものについては、持ち回って決裁を受けなければならない。

(緊急事案等の処理)

第21条　緊急の処理を要する事案について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により処理することができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続を経なければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第22条　決裁の完了した文書(以下「原議」という。)は、直ちに主務課等の文書取扱責任者に返付しなければならない。

(文書の浄書)

第23条　文書取扱責任者は、原議の返付を受けたときは、当該原議に決裁年月日を記載した後、事務担当者をして速やかに浄書させなければならない。

(照合)

第24条　浄書文書については、必ず原議との照合を行い、照合が完了したときは、照合者が原議の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印等の押印)

第25条　浄書文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書には、これを省略することができる。

(文書の施行)

第26条　文書取扱責任者は、文書の施行をしようとするときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める手続により処理しなければならない。

(時間外発送)

第27条　前条第2項に定める時間以後においては、郵便による発送は行わない。ただし、緊急を要する文書であらかじめ総務課長の承認を得たものについては、総務課長から郵便料金に相当する郵便切手の交付を受け、主務課等において発送するものとする。

(原議及び文書件名簿等の整理)

第28条　事務担当者は、文書の施行を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、及び当該文書が文書件名簿又は文書件名補助簿に登載されたものであるときは、その所定欄に必要事項を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第29条　事務担当者は、処理中の文書を一定の箇所に整理し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書保存の原則)

第30条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理、保管及び保存は、つづり込みによることを原則とする。

(保存期間)

第31条　法令に特段の定めのある場合を除き、完結文書の保存期間は、11年以上、10年、5年、3年及び1年とし、文書の区分ごとに、次の各号に定める基準により設定しなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第32条　完結文書は、主務課等において、次の区分により整理しなければならない。

(文書の保存)

第33条　文書取扱責任者は、主務課等における保管の期間を経過した文書で保存を要するもの(以下「保存文書」という。)については、保存文書引継書(様式第12号)を添えて総務課長に引き継がなければならない。

(保存期間の延長)

第34条　文書取扱責任者は、総務課長に引き継いだ文書について、毎年度その保存期間を延長する必要があるかどうかを調査し、延長を必要とする保存文書があると認めるときは、当該保存文書の所属年度、書目名、延長の理由、延長の期間その他必要な事項を記載した申請書を総務課長に提出しなければならない。

(保存文書の貸出し及び閲覧)

第35条　総務課長は、保存文書の貸出しの請求があったときは、保存文書貸出簿(様式第13号)に必要事項を記入させ、10日を超えない期間に限り貸し出すことができる。ただし、10日を超える貸出しの請求があった場合においては、その理由が相当と認められるときに限り、これを承認することができる。

(文書の廃棄)

第36条　総務課長は、保存文書の保存期間が経過したとき、又は保存期間内であっても明らかに保存の必要がなくなったときは主務課長等と協議の上、当該保存文書を廃棄しなければならない。

(文書等の例外的な取扱い)

第37条　本庁の課長等は、文書の取扱いが前2章の規定により難いときは、あらかじめ総務課長の承認を得て、例外的な取扱いをすることができる。これを改廃するときも同様とする。

(補助執行職員等への準用)

第38条　この規程は、地方自治法第180条の2の規定に基づき町長の事務を補助執行する職員及び議会事務局の職員の文書事務の処理について準用する。この場合において、この規程中「本庁の課長等」とあるのは「教育委員会事務局の課長、議会事務局長又は農業委員会事務局長」と、「本庁の課等」とあるのは「教育委員会事務局の課、議会事務局又は農業委員会事務局」と読み替えるものとする。